Jak przyspieszyć działanie Excela

Działanie Excela można przyspieszyć i to niewielkim nakładem pracy. Wystarczy zastosować się do kilku zasad i wskazówek, a robocze arkusze będą przeliczały się szybciej i efektywność pracy znacznie wzrośnie.

To, że Excela wolno działa ma czasami swoje plusy. W trakcie odświeżenia danych, czy przeliczania arkusza, które mogą trwać nawet kilka minut można np. zrobić sobie kawę lub wyskoczyć na papierosa ;-). Jeżeli jednak stawiamy na efektywność pracy, należy coś zrobić z powolnym działaniem programu. Oto kilka wskazówek.

Wskazówka 1
Sprawdź wydajność swojego komputera

Niby oczywista sprawa, ale dość często w firmach instaluje się najnowsze oprogramowanie biurowe na leciwych komputerach (tak w ramach oszczędności). Bez odpowiednio szybkiego procesora, wystarczającej pamięci operacyjnej i dostępności miejsca na dysku nie da się podnieść swojej wydajności pracy w Excelu.

Wskazówka 2
Określ sposób przeliczania arkusza

Jeżeli roboczym arkuszu zastosowano setki formuł odwołujące się do wyników innych formuł, a do tego wprowadzono formuły tablicowe, to można spodziewać się znacznych przestojów przy każdym przeliczeniu arkusza. W ciągu jednego dnia pracy takich przeliczeń mogą być dziesiątki jeśli nie setki. Warto zatem ocenić, czy automatyczne przeliczenia są po prostu potrzebne. Sposób przeliczania z automatycznego na ręczne można przełączać w oknie opcji Excela.

Wskazówka 3
Ogranicz odwołania w swoich formułach

Przy stosowaniu formuł warto pozbyć się nawyku tworzenia odwołań do całych kolumn lub wierszy (zamiast wprowadzać odwołanie B:B warto je zawęzić np. do B2:B500). Ma to istotne znaczenie w przypadku formuł tablicowych. Pamiętajmy, że formuła tablicowa musi przeliczyć każdą komórkę wskazanego zakresu. To po prostu musi trwać.

Wskazówka 4
Wyczyść zawartości nieużywanych kolumn i wierszy

Stosując formatowanie komórek lub sprawdzanie poprawności danych nie należy zaznaczać całych kolumn lub wierszy. Wiadomo wygodniej jest przed nałożeniem formatu kliknąć nagłówek kolumny niż ręcznie podświetlać zakres komórek. Rozszerzenie formatu lub reguł, czy skopiowanie formuły na dużo większy zakres niż to jest potrzebne wpłynie niekorzystanie na wydajność pracy, a na pewno spowoduje duży rozmiar skoroszytu. Aby szybko wyczyścić zawartość nieużywanych kolumn lub wierszy, klikamy nagłówek pierwszej nieużywanej kolumny lub wiersza. Następnie korzystamy z kombinacji klawiszy (odpowiednio) Ctrl + Shift + Strzałka w prawo lub Ctrl + Shift + Strzałka w dół. Gdy wszystkie kolumny lub wiersze zostaną zaznaczone, czyścimy zawartość polecenie Usuń wszystko.

Wskazówka 5
Rozważ konieczność stosowania łączy do danych zewnętrznych

Pobieranie danych z jednego skoroszytu do drugiego za pomocą łącza to bardzo przydatna sprawa. Niestety, aktualizacja łącza może trwać. Warto rozważyć, czy wydajność pracy nie zostanie podniesiona jeżeli dane z zewnętrznej lokalizacji zostaną przeniesione do arkusza w tym samym skoroszycie.

Wskazówka 6
Zrewiduj działanie swoich makr

Procedury Visual Basic, które wykonują wiele obliczeń lub zmieniają wygląd arkusza zwykle działają dość wolno, gdyż każdą modyfikację na bieżąco wyświetlają. Każda zmiana jest wyświetlana na ułamek sekundy i makro przechodzi do kolejnego polecenia. Aby temu zapobiec wystarczy zastosować taki kod:

Application.ScreenUpdating = False

Wprowadź tutaj kod Twojego makra

Application.ScreenUpdating = True

Kolejnym hamulcem wynikającym z korzystania z makr jest przeliczanie. Warto wiedzieć, że makropolecenie zmieniające zawartość komórek, do których odwołują się formuły, spowoduje każdorazową aktualizację. To spowolni działanie makra. Aby temu zapobiec, warto zastosować podany dalej kod.

Application.Calculation = xlCalculationManual

Wprowadź tutaj kod Twojego makra

Application.Calculation =xlCalculationAutomatic

Sprawi on,  że automatyczne obliczanie zostanie wyłączone na czas wykonywania makra.