Zorganizuj w swojej firmie szkolenie z MS Excel
Data publikacji: 2024-11-10 Przeczytasz w: 8 min.
Szkolenie z MS Excel na zamówienie w siedzibie firmy to obecnie najlepszy wybór dla przedsiębiorstw i organizacji, którym zależy na skutecznym podniesieniu praktycznych kompetencji swoich pracowników w zakresie obsługi arkusza kalkulacyjnego firmy Microsoft. Jak krok po kroku przeprowadzić organizację takiego projektu szkoleniowego? Dowiesz się z tego artykułu.
Przeczytasz także:
Jak przeprowadzić poziomowanie uczestników?
Na jaką firmę szkoleniową stawiać?
Jak skutecznie utrwalić szczegóły organizacyjne?
Jak podzielić uczestników na grupy?
Z jakim wyprzedzeniem wysłać zaproszenie na szkolenie?
Jakie informacje potwierdzić z firmą szkoleniową?
Krok 1.
Zaplanuj odpowiedni termin realizacji szkolenia
Zaplanowanie terminu szkolenia z MS Excel z 2-3 miesięcznym wyprzedzeniem okaże się kluczowe dla jego powodzenia. Przy określaniu dat zajęć warto uwzględnić harmonogram pracy w firmie oraz dostępność uczestników. Dobrze jest również zorganizować warsztaty komputerowe w okresie, gdy pracownicy nie są obciążeni innymi zadaniami. Na przykład szkolenie z Excela dla pracowników działu kadr i płac powinno być zaplanowane pomiędzy 15. i 20. dniem miesiąca.
Przemyślana decyzja odnośnie terminów realizacji pozwoli uczestnikom w pełni skoncentrować się na nauce funkcji Excela i wykonywaniu ćwiczeń praktycznych, co zwiększa efektywność nauczania i zadowolenie z uzyskanej wiedzy. Zaplanowanie okresu realizacji szkolenia z Excela powinno być priorytetem, gdyż pozwoli uczestnikom na skuteczny rozwój umiejętności w obszarze analizy danych i efektywnego zarządzania w programie Excel informacjami firmowymi.
Z punktu widzenia firmy szkoleniowej najlepszy okres na realizację szkolenia zamkniętego z Excela to I. lub III. kwartał roku. W tych miesiącach dostawcy szkoleń komputerowych będą bardziej elastyczni w ustaleniu terminów realizacji i będzie można liczyć na większe zaangażowanie oraz dostępność.
Dopytaj o terminy szkoleń na zamówienie >>
Krok 2.
Określ potrzeby szkoleniowe pracowników firmy i rozważ poziomowanie
Każdy pracownik przedsiębiorstwa lub instytucji ma różne umiejętności w obszarze Excela, dlatego warto przynajmniej przeprowadzić wstępną ocenę wiedzy uczestników. Na tej podstawie można podzielić pracowników na grupy szkoleniowe, uwzględniając poziom zaawansowania – podstawowy, średniozaawansowany oraz zaawansowany. Dostosowanie programu szkolenia do poziomu uczestników zapewni lepsze zrozumienie przez nich zagadnień oraz efektywniejsze przyswajanie wiedzy.
Analizując potrzeby szkoleniowe, można także zidentyfikować konkretne obszary znajomości Excela, które wymagają poprawy. Czy pracownicy potrzebują wsparcia w zakresie tabel przestawnych, czy może w funkcjach arkuszowych (np. funkcji logicznej JEŻELI)? Określenie tych elementów pozwoli na stworzenie merytorycznie bogatego programu szkolenia, który będzie odpowiadał na konkretne wyzwania w codziennej pracy – adekwatne do oczekiwań firm. Dzięki temu uczestnicy szkolenia będą mogli natychmiast wdrożyć zdobytą wiedzę w praktyce, co znacząco zwiększy ich efektywność i satysfakcję z pracy.
Jak przeprowadzić poziomowanie uczestników?
Ocenę potrzeb szkoleniowych i poziomowanie uczestników warto zlecić firmie szkoleniowej, która została wybrana do realizacji projektu. Przy większym zamówieniu taki poziomujący test znajomości Excela raczej zostanie bezpłatnie przeprowadzony wśród pracowników i to najczęściej zdalnie.
Krok 3.
Wybierz doświadczonego dostawcę dedykowanych szkoleń u klienta
Wybór odpowiedniego dostawcy szkoleń z Excela to kluczowy krok w organizacji, a niestety decydujący jest tutaj zwykle budżet. Zatrudnienie doświadczonego i kompetentnego trenera zapewni uczestnikom naukę praktyczne umiejętności w obszarze obsługi Excela. Będą także będą mogli zadać pytania i uzyskać odpowiedzi na wątpliwości. Taka interaktywna forma szkolenia znacznie podnosi efektywność nauki i pozwala na lepsze przyswajanie wiedzy, co jest kluczowe w kontekście analizy danych i codziennej pracy z arkuszami kalkulacyjnymi.
Na jaką firmę szkoleniową stawiać?
Mniejszą wagę należy przywiązywać do nazwy czy rozpoznawalności firmy, a większą do wyboru trenera, który poprowadzi szkolenie z Excela w firmie. Warto więc zasięgać opinii o prowadzących, a nie o instytucjach edukacyjnych, dla których pracują. Dość często stosowaną przez firmy praktyką jest wysłanie pracownika na szkolenie otwarte z Excela, aby zweryfikować poziom dydaktyczny i merytoryczny oferowanych kursów. Dopiero później firmy decydują się organizację większego projektu szkoleniowego ze sprawdzonym partnerem.
Krok 4.
Utrwal ustalenia organizacyjne z firmą szkoleniową
Wszystkie szczegóły, takie jak daty sesji szkoleniowych, liczba uczestników oraz podział na grupy, program warsztatów oraz materiały potrzebne do zajęć, powinny być dokładnie ustalone i spisane. Ważne jest, aby zarówno firma, jak i dostawca szkoleń mieli jasność co do oczekiwań i wymagań. Warto również ustalić, jakie certyfikaty będą wręczane uczestnikom po ukończeniu kursu, co dodatkowo motywuje ich do nauki Excela.
Jak skutecznie utrwalić szczegóły organizacyjne?
Przy dużych projektach szkoleniowych najskuteczniejsza będzie oczywiście umowa szkoleniowa. Jej zatwierdzenie wymaga jednak najczęściej konsultacji z działem prawnym danej firmy. To potrafi wydłużyć proces podpisania dokumentu nawet o kilka tygodni co w konsekwencji znacznie opóźni rozpoczęcie warsztatów szkoleniowych! W przypadku mniejszych projektów szkoleniowych w zupełności wystarczające są ustalenia spisane w korespondencji via email, która jak najbardziej stanowi podstawę do przedstawiania jakichkolwiek późniejszych roszczeń.
Krok 5.
Zweryfikuj podział uczestników na grupy
Warto zorganizować szkolenie z MS Excel w formie warsztatów, aby uczestnicy mogli pracować w mniejszych zespołach. Taki podział pozwala na lepsze dopasowanie tempa nauczania do umiejętności grupy, co zwiększa komfort nauki. Dobrze zorganizowane grupy sprzyjają interakcji uczestników, co może prowadzić do wymiany doświadczeń i lepszego przyswajania wiedzy w praktycznym kontekście.
Jak podzielić uczestników na grupy?
Zwykle wystarczający jest podział wg aktualnego poziomu znajomości Excela. Można oczywiście rozważyć podział według działów w firmie, co pozwoli na dostosowanie programu szkolenia do specyficznych potrzeb poszczególnych zespołów. W ten sposób każdy uczestnik szkolenia ma szansę na naukę związaną z jego codziennymi obowiązkami, co znacząco zwiększy efektywność kursu i zadowolenie z uzyskanej wiedzy. Warto pamiętać, że w przypadku szkoleń komputerowych najbardziej efektywne szkolenia są w grupach o liczebności do 8 osób.
Krok 6.
Roześlij zaproszenia na szkolenie Excel do pracowników
Po ustaleniu wszystkich szczegółów organizacyjnych nadszedł czas na wysłanie zaproszeń do uczestników szkolenia. Ważne jest, aby zaproszenia były zwięzłe i zawierały wszystkie istotne informacje, takie jak daty, godziny, miejsce oraz program szkolenia. Dobrze jest również podkreślić korzyści płynące z udziału w szkoleniu, takie jak możliwość uzyskania certyfikatu oraz praktyczne umiejętności, które będą przydatne w codziennej pracy z danymi w MS Excel. Przemyślana komunikacja z pracownikami przed szkoleniem pozwoli na zbudowanie pozytywnej atmosfery i oczekiwania na nadchodzące zajęcia, co jest kluczowe dla sukcesu całego przedsięwzięcia.
Z jakim wyprzedzeniem wysłać zaproszenie na szkolenie?
Najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem zajęć. To daje szansę na wprowadzenie ewentualnych korekt w grupach, gdy któryś z uczestników będzie chciał zmienić termin swoich warsztatów z Excela na dogodniejszy. W zaproszeniu warto potwierdzić, czy na szkolenie z Excela pracownik ma się udać ze swoim laptopem, czy też szkolenie realizowane będzie na dostarczonych komputerach.
Krok 7.
Potwierdź realizację 1 dzień przed rozpoczęciem zajęć
Ostatnim krokiem w organizacji szkolenia z MS Excel jest potwierdzenie realizacji 1 dzień przed jego rozpoczęciem. Najlepiej telefonicznie skontaktować się z dostawcą szkoleń, aby upewnić się, że wszystkie ustalenia są aktualne i że trener jest przygotowany na zajęcia. Recepcja biura powinna być poinformowana o godzinie przyjazdu trenera i sposobie przygotowania sali szkoleniowej do przeprowadzenia zajęć stacjonarnych.
Jakie informacje potwierdzić z firmą szkoleniową?
Dokładną lokalizację sali szkoleniowej, sposób dojazdu do siedziby i miejsce do zaparkowania. Trener powinien również dysponować numerem kontaktowym do osoby koordynującej szkolenie w firmie.
Skontaktuj się w sprawie szkolenia dla Twojej firmy >>